Ihr E-Mail-Postfach ist voll oder der verfügbare Speicherplatz wird knapp? Dann können je nach Mailserver keine neuen Nachrichten mehr angenommen werden. Auch das Versenden, Verschieben oder Löschen von E-Mails kann beeinträchtigt sein.

Besonders bei IMAP-Konten ist wichtig zu verstehen, dass viele Nachrichten und Ordner nicht nur auf dem Computer, sondern direkt auf dem Mailserver gespeichert werden. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Speicherplatz freigeben und welche Bereiche Sie dabei nicht vergessen sollten.

Woran erkenne ich, dass mein E-Mail-Postfach voll ist?

Je nach E-Mail-Anbieter und verwendetem Programm können unterschiedliche Hinweise auftreten. Typische Anzeichen sind:

• Neue E-Mails kommen nicht mehr an.
• Absender erhalten eine Fehlermeldung wegen eines vollen Postfachs.
• E-Mails können nicht mehr verschoben oder gespeichert werden.
• Gesendete Nachrichten können nicht im Ordner „Gesendet“ abgelegt werden.
• Das E-Mail-Programm meldet, dass das Speicherlimit erreicht wurde.
• Im Webmail oder Kundenbereich wird ein nahezu vollständig belegtes Postfach angezeigt.

Warum kann ein E-Mail-Postfach voll werden?

Ein E-Mail-Postfach verfügt normalerweise über einen begrenzten Speicherplatz. Wie groß dieser ist, hängt vom jeweiligen Hosting- oder E-Mail-Tarif ab.

Mit der Zeit sammeln sich nicht nur Nachrichten im Posteingang an. Auch gesendete E-Mails, Papierkorb, Spam-Ordner und weitere IMAP-Ordner können Speicherplatz auf dem Server belegen.

1. Speicherbelegung des Postfachs überprüfen

Prüfen Sie zunächst, ob tatsächlich das Speicherlimit des Postfachs erreicht wurde. Die aktuelle Belegung lässt sich je nach Anbieter beispielsweise im Webmail, in der technischen Verwaltung oder im Kundenbereich anzeigen.

Ist noch ausreichend Speicherplatz vorhanden, kann eine andere Ursache für das E-Mail-Problem verantwortlich sein.

2. Große E-Mails und Anhänge löschen

Besonders viel Speicherplatz benötigen häufig Nachrichten mit großen Dateianhängen. Fotos, PDF-Dateien, Präsentationen oder andere Dokumente können jeweils mehrere Megabyte groß sein.

Sortieren Sie Ihre Nachrichten nach Größe, sofern Ihr E-Mail-Programm oder Webmail dies unterstützt. Dadurch lassen sich besonders große E-Mails schnell finden.

Benötigte Anhänge sollten vor dem Löschen der betreffenden Nachricht lokal oder in einer geeigneten Dateiablage gespeichert werden.

3. Ordner „Gesendet“ überprüfen

Nicht nur empfangene Nachrichten belegen Speicherplatz. Bei IMAP werden normalerweise auch gesendete E-Mails auf dem Mailserver gespeichert.

Wer regelmäßig größere Dateien per E-Mail verschickt, kann deshalb im Ordner „Gesendet“ erhebliche Datenmengen ansammeln.

Prüfen Sie ältere gesendete Nachrichten und entfernen Sie nicht mehr benötigte E-Mails beziehungsweise sichern Sie wichtige Inhalte vorher an anderer Stelle.

4. Papierkorb leeren

Das Verschieben einer Nachricht in den Papierkorb gibt den belegten Speicherplatz nicht zwangsläufig sofort frei. Solange die Nachricht weiterhin im Papierkorb auf dem Server gespeichert ist, kann sie zum verwendeten Speicherplatz zählen.

Leeren Sie deshalb nach dem Löschen größerer Mengen an Nachrichten auch den Papierkorb.

5. Spam- und Junk-Ordner kontrollieren

Auch Spam- beziehungsweise Junk-Nachrichten können Speicherplatz belegen. Besonders bei älteren oder stark frequentierten E-Mail-Adressen können sich dort zahlreiche Nachrichten ansammeln.

Prüfen Sie den Ordner zunächst auf fälschlicherweise als Spam erkannte Nachrichten und löschen Sie anschließend nicht mehr benötigte Inhalte.

6. Weitere IMAP-Ordner überprüfen

Neben Posteingang, Gesendet und Papierkorb können weitere selbst angelegte oder automatisch erzeugte Ordner auf dem Mailserver gespeichert sein.

Prüfen Sie deshalb auch Archive, Projektordner und andere Unterordner. Gerade über mehrere Jahre können sich dort große Datenmengen ansammeln.

7. Warum Löschen nicht immer sofort Speicherplatz freigibt

Wie gelöschte Nachrichten behandelt werden, hängt vom verwendeten E-Mail-Programm und Mailserver ab. Manche Programme verschieben Nachrichten zunächst lediglich in einen Papierkorb oder markieren sie zur späteren Löschung.

Kontrollieren Sie deshalb nach einer größeren Bereinigung, ob die Nachrichten tatsächlich endgültig entfernt wurden und ob sich die angezeigte Speicherbelegung entsprechend reduziert hat.

8. IMAP: E-Mails liegen auf dem Server

Bei einem IMAP-Konto werden die E-Mail-Ordner zwischen Mailserver und den verwendeten Geräten synchronisiert. Dadurch können dieselben Nachrichten beispielsweise auf Computer, Smartphone und Tablet angezeigt werden.

Die eigentlichen Nachrichten verbleiben dabei grundsätzlich auf dem Mailserver. Deshalb kann ein großes E-Mail-Archiv den verfügbaren Speicherplatz des Postfachs vollständig belegen.

9. Was passiert beim Löschen einer IMAP-E-Mail?

Wird eine Nachricht in einem synchronisierten IMAP-Ordner gelöscht, wird diese Änderung normalerweise auch mit dem Mailserver und den anderen verbundenen Geräten synchronisiert.

Wer wichtige ältere Nachrichten behalten möchte, sollte sie deshalb nicht unüberlegt aus einem IMAP-Ordner entfernen.

10. Alte E-Mails lokal archivieren

Wenn ältere Nachrichten weiterhin benötigt werden, aber nicht dauerhaft Speicherplatz auf dem Mailserver belegen sollen, kann eine lokale Archivierung eine Möglichkeit sein.

Dabei werden Nachrichten in einen lokalen Datenbestand außerhalb des eigentlichen IMAP-Postfachs verschoben beziehungsweise exportiert.

Wichtig: Lokal archivierte E-Mails stehen anschließend möglicherweise nicht mehr automatisch auf anderen Geräten zur Verfügung. Außerdem sollten lokale Archive in eine funktionierende Datensicherung einbezogen werden.

11. Postfachgröße erhöhen

Wenn das Postfach trotz sinnvoller Bereinigung regelmäßig an seine Speichergrenze stößt, kann eine Vergrößerung des verfügbaren Speicherplatzes sinnvoll sein.

Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, hängt vom verwendeten E-Mail- beziehungsweise Hosting-Tarif ab.

12. Große Dateien nicht dauerhaft per E-Mail verteilen

Wer regelmäßig sehr große Dateien versendet, belastet damit sowohl das eigene Postfach als auch das des Empfängers.

Für umfangreiche Dateien kann eine geeignete Datei- oder Cloudablage sinnvoller sein. In der E-Mail wird anschließend lediglich ein Freigabelink versendet.

13. E-Mails kommen wegen vollem Postfach nicht mehr an

Ist das Speicherlimit vollständig erreicht, kann der Mailserver neue Nachrichten je nach System ablehnen. Der Absender erhält dann möglicherweise eine automatische Unzustellbarkeitsmeldung.

Nachdem ausreichend Speicherplatz freigegeben wurde, können neue Nachrichten wieder angenommen werden. Bereits zuvor abgewiesene E-Mails werden jedoch nicht zwangsläufig automatisch erneut zugestellt.

Weitere mögliche Ursachen für Empfangsprobleme erklären wir unter E-Mails können nicht empfangen werden: Ursachen und Lösungen.

14. Gesendete E-Mails können nicht gespeichert werden

Ein volles Postfach kann sich auch beim Versand bemerkbar machen. Die Nachricht wird möglicherweise erfolgreich an den Empfänger übertragen, kann anschließend aber nicht mehr im IMAP-Ordner für gesendete Nachrichten gespeichert werden.

Prüfen Sie deshalb bei entsprechenden Fehlermeldungen ebenfalls die Speicherbelegung des Postfachs.

15. Vorsicht beim Löschen wichtiger E-Mails

Bei einem nahezu vollen Postfach sollte nicht wahllos eine große Anzahl alter Nachrichten gelöscht werden. Prüfen Sie vorher, welche E-Mails noch benötigt werden und ob eine Archivierung erforderlich ist.

Besonders geschäftliche E-Mails können wichtige Informationen und Dokumente enthalten. Eine gezielte Bereinigung ist deshalb einer unkontrollierten Massenlöschung vorzuziehen.

E-Mail-Postfach voll: Checkliste

Wenn der Speicherplatz Ihres Postfachs knapp wird, gehen Sie am besten systematisch vor:

• Speicherbelegung kontrollieren,
• große Nachrichten identifizieren,
• Posteingang bereinigen,
• Ordner „Gesendet“ überprüfen,
• Papierkorb leeren,
• Spam-Ordner bereinigen,
• weitere IMAP-Ordner kontrollieren,
• wichtige ältere Nachrichten gegebenenfalls archivieren und
• bei dauerhaftem Platzbedarf eine größere Postfachkapazität prüfen.

Postfach voll und E-Mail funktioniert weiterhin nicht?

Wenn Sie Speicherplatz freigegeben haben und weiterhin keine Nachrichten empfangen oder versenden können, kann eine andere Ursache vorliegen.

Bei Problemen mit dem Versand hilft unsere Anleitung E-Mails können nicht gesendet werden: Ursachen und Lösungen.

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